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第二大脑|如何打造All-in-One的信息和任务管理系统 - 实践篇

上一篇是理论篇,本篇介绍一下实践。我是基于Notion搭建的系统。

Why Notion

网上有很多关于Notion的介绍,感兴趣的同学可以去了解一下,我就不过多介绍了。
简单说一下我感受的一些亮点:

  • Markdown:很多编辑器都支持,这个是必备的。
  • Database:Notion有个Database概念,类似带主键的表格,这个是整理信息的利器。
  • 页面引用:页面之间可以互相引用。比LogSeq的Block引用功能弱一些,比印象笔记不支持引用强一些。
  • 美观:美观也是一种能力,看着舒服。

在搭建All-in-One的信息和任务管理系统方面,最关键的功能还是Notion Database的能力。 该功能对于信息的整理和展示都很有帮助。

给不了解Notion的同学简单介绍一下Database。你可以把它简单的理解为笔记中内嵌的电子表格。不过与电子表格不同之处在于:

  • 每一行都是一个独立的子页面,点进去可以继续书写内容;
  • 每一行都有一个「主键」,即子页面的标题;
  • 除「主键」外的其他列,都是子页面的属性;
  • 有多种展示方式,比如列表/看板/日历/画廊等;


如理论篇提到,我的Notion中有P(Projects)/A(Areas)/R(Resources)/A(Archives)几个页面。
还有Inbox页面,作为信息和任务到达的“第一站”。

Inbox


Inbox页面我划分了3个区域,分别是Tasks/Notes/WebCapture:

  • Tasks:收录任务。在任务产生的第一时间,先把任务记录下来。 无论是被安排的任务,还是自己想到的任务。我不喜欢别人问我某个任务进展的时候,我突然发现自己完全忘记了。
  • Web Capture:主要是网络上各种资源的收录,我通过Chrome插件「Save to Notion」来裁剪网络资源,包括文章、视频等。它可以指定信息录入的Database,可以对喜欢的文字进行高亮。相比于印象笔记的裁剪插件,它默认不会录入全文,这个是我比较喜欢的。录入全文没有必要,徒增信息噪音。
  • Notes:区别于Web Capture中的信息来自互联网,Notes主要是个人“原创”的内容,包括灵光一现的想法、思考总结、日记、决策等等。

信息录入后,需要定期整理:

  • Task可以立即处理,也可以归入某个Project,后续跟进。
  • Web Capture可以阅读完后,记录亮点和总结,下次再阅读的时候可以快速“拾起来”。
  • Web Capture和Notes都可以关联到某个Resource,方便后续基于Resource定位需要的资料。

Areas

关于Areas,再强调两个关键点:

  • 这个是「你」认为人生需要「持续」精进的领域;
  • 它需要有「Projects」支撑行动,「Resources」支撑认知;

如上是我的Areas页面的一部分,一些私人相关的内容打码了。在梳理这个页面的时候,我有几点收获:

  • 均衡:我对人生重要事情的关注更加综合,而不是像之前那样“狭隘”。举个例子,之前我完全不关注「理财能力」,但其实你仔细想一下就会发现,单纯想要通过增加职场收入来满足人生的财务需求是不现实的,有资金流入而没有资金管理,迟早会出问题的。「均衡」可以避免人生“偏科”。我把这些Areas列在这里,并不代表我在这些方面的能力就提升了,但是 「关注到」是提升的前提
  • 掌控感:互联网里好像有个术语叫“全景图”之类的,通过梳理这些方方面面,我感觉心理踏实了很多,像是有了人生规划的“全景图”,对于人生的掌控感有提升。心里越踏实,越容易投入到当前的工作,也越容易幸福。要不然总有隐忧自己是不是错过了什么、遗忘了什么。

这里用到了一个Notion的关键功能,Relation。介绍一下:

  • 它是Database的数据属性之一;
  • 你可以把它简单类比为数据库中的外键,通过它可以连接到其他Database的“主键”;
  • 我通过它把Areas和Projects/Resources关联起来;

Resources

Resources页面记录了Web Capture(互联网资料)和Notes(个人笔记),主要分享一下Web Capture的个人用法。

在上面Inbox章节提到,遇到不错的网络文章,我先是通过「Save To Notion」收录到Inbox中。收录之后就可以利用空闲时间进行阅读消化了,比如午饭/晚饭后、下班前(建议不要早上处理,因为早上的充沛精力太珍贵了,拿来读碎片文章太浪费。强烈建议早上上班前的时间用来处理「难而重要」的事情)。

如上是最近阅读的陆奇的分享,有几个实践心得:

  • 把Web Capture进行分类,方便检索。我分类为Article/Audio/Video/Book/Slide/Paper。比如我想要寻找之前标记的某本想读的书籍时,可以通过筛选Book快速找出来。
  • 通过Status对阅读进度进行标记。In Progress是当前正在读的,比如食堂排队的时候可以快速找出In Progress文章继续阅读。Done是阅读完的,标记之后不再显示在常用页面中。保持页面的简洁是提升效率的重要方法,信息太多就过载了(和保持办公桌面简洁的效果类似,最起码有个好心情)。
  • 标记为Archive可以认为暂时不需要了,文章会“移动”到「Archive」页面,只用来搜索用。
  • 通过「Resources」Relation就可以实现前面提到的关联。这一步非常重要,便于后续基于「Resources」进行文章的回看。比如想要加深对于大模型的认知,我可以基于「OpenAI」这个Resource对所有Web Capture盘点一下,然后个人的思考认知可以输出到「Notes」中(或者到公众号里面,输出倒逼输入)。

仔细看你会发现上图中只收录了了陆奇文章的一些片段,这个就是之前提到的,避免全文记录,只记录重点。这个功能是「Save to Notion」提供的,在“剪辑”文章后,可以通过上图的「Add Highlight」把关键片段收录下来。除了截取关键片段,也可以加入一些自己的总结(或者ChatGPT的总结),方面下次回看的时候快速抓住关键信息。

Projects

Projects是为了通过「行动」来推动「Areas」精进的(上一篇着重提到,PARA是行动导向的)。这个页面的第一部分信息是我的「个人年度OKR」,这个和「工作OKR」共同组成了我的年度规划。OKR是个很不错的工具,推荐大家了解下。有了个人年度OKR,然后才有Projects的拆解。


Projects也是通过Database组织的,并且按照Areas和Status进行分组。如上图是一个Q2公众号写作的Project,这个是基于自己写作的年度OKR拆解下来的(其他Projects偏私人化就没截图)。

在Project页面中主要内容就是Task的拆解,比如这个是一些可以写的文章。Notion支持模板工具,可以实现每新建一个Project页面,自动生成Tasks看板。我一般按照时间和状态对Task的进行分组跟踪,这样可以快速抓住应该关注的Task。
当然还有一些其他内容,比如如何完成Project的想法、完成后的复盘反思等。

Archive

这个确实没有什么好写的,前面截图有展示,包括Areas/Projects/Resources等页面在内,都有一个「Archive」的复选框。选中之后那些页面就“移动”到Archive这个页面了。
目的是为了保持「聚焦」,减少不重要信息的干扰。为什么不直接删除呢?因为还是有可能会用到这些信息的,这个时候能够搜索出来就够了。

个人思考

  • 做这么复杂有必要吗?这个系统搭建下来对我还是有一定帮助的,让很多事情更加条理了,生活的掌控感有提升。但是说实话工具不可能本质性的改变什么,工具只是辅助作用,不要有过高的预期。不过后退一步说,即使这套系统实质作用不大,我依然“乐在其中”。因为我发现自己是个喜欢整理信息的人。就像我老婆工作累的时候,喜欢收拾家里,收拾完之后她就很开心。我在工作累的时候,喜欢“收拾”信息,把我的信息和任务管理系统“收拾”一遍,我就感觉非常畅快。
  • 警惕成为“知识仓鼠”。这个是我最近新学到的词,就是收集了一大堆资料/知识,但是根本没时间看(或者懒得看)。我觉得要用好上面的系统,Projects依靠严格的自律执行,Resources需要经常复盘思考,常看常新。否则就是花架子了。
  • Notion的使用不足:基于Notion搭建这套系统,也有不便之处,特别是对“生活任务”的管理能力偏弱。所谓的生活任务可能是某个时间点去做某事,比如下周末带孩子去某个地方玩。这种任务我可能会用其他工具记录并提醒。Notion更适合“大项目”的拆解和记录。
  • 如何更好的执行?上面提到了需要「自律」,这个是必备的。同时需要有「整段的时间」。无论是推进Projects,还是高信息密度的Resource的学习,都需要整段的时间投入。我分析后发现,通过早起,利用上班前的时间是最可行的。首先上班时间是没时间做个人事情的(如果你想在公司好好干下去的话);下班后太累了,还要陪孩子;周末也需要陪孩子(如果现在你还没有孩子,请珍惜你的“自由”)。所以就剩下早晨上班前的时间完全属于自己了。此时孩子还没醒,不要你陪;同事还没上班,不会找你;而且早上精力还比较旺盛(特别是喝一杯咖啡后)。总结一句话,得早起……