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第二大脑|如何打造All-in-One的信息和任务管理系统 - 理论篇

为什么需要All-in-One

我是笔记软件重度用户,先后尝试过或者重度使用过印象笔记、OneNote、Notion、LogSeq、Flomo、Mem.ai等等;也是任务管理软件重度用户,先后用过Microsoft TODO、Trello、嘀嗒清单等等。

我之所以对这块如此感兴趣,是因为我非常认同一个观点:人类的大脑擅长思考,但是不擅长记忆。因此我希望能够有“第二大脑”,帮我记录下重要的信息和任务,而我可以清空大脑,只专注于当下的事情。

但是使用的软件多了,就会有一个问题:当你想要寻找某个信息的时候,你可能不记得把它记录在哪里了;当任务记录在多个软件中时,你总有一种隐隐的忧虑,会不会因为忘记打开某个软件而错过重要的任务。

所以我一直想要找一个All-in-One的软件,记录我主要的信息和任务,把它打造成我的第二大脑。通过这个第二大脑,我可以持续记录重要信息,积累知识,并且不会遗漏重要任务。

在介绍具体的软件之前,我想先分享一下当前正在实践的信息和任务管理的理论。理论和工具是相辅相成的,有扎实的理论才能够把工具用好,用到精髓;有好的工具,才能帮助我们更好地把理论落地。

P.A.R.A理论:打造你的第二大脑

我是从去年5月开始接触并实践P.A.R.A方法的,到今天大概用了近一年了,感觉对我的帮助还是比较大的。

P.A.R.A是Tiago Forte提出的一套信息和任务管理的理论。Tiago Forte是个人生产效率专家,他的相关课程影响范围比较广。他希望能够通过这个方法打造个人的第二大脑,帮助个人在生活和工作中得到更好的发展。

Picture by Tiago Forte

P.A.R.A分别代表Project、Area、Resource、Archive,我们拆开讲一下它们的含义和用途。

Area

虽然P.A.R.A的第一个P是Project,但是需要先讲一下Area,因为它代表我们人生中想要持续精进的「领域」,比如身体健康、认知提升、亲密关系、技术能力等等。而Project和Resource都是为了能够支撑我们持续精进这些领域,所以Area是前提。

Area是需要「持续精进」的,不是短时间内就能够从你的注意力范围内移除的,比如身体健康可能是我们一辈子都需要关注的事情。其次,它是多元的,可能涉及工作生活的方方面面,否则我们的人生可能会失衡。

应该设定哪些Area,主要取决于每个人对自己的认知,需要持续地向内探索内心,想清楚自己想要什么、看重什么。比如有的人把「身体健康」放在很重要的位置,有充足的动力去提升自己的身体素质,而有的人并不是很在意这些,觉得正常吃饭睡觉就够了。

常见的Area可能包含了个人的生活和工作、以及人与人之间的关系等等各方面。作为参考,一种人生九宫格的划分方法涉及了身体健康、家庭生活、工作事业、财务理财、人际社群、学习成长、体验突破、休闲娱乐(九宫格中间是“自我”)。可以了解一下这几个方面分别意味着什么,自己之前是不是完全忽略了,有没有必要后续关注起来。

设定Area首先需要我们坦诚面对自己的内心,不要虚伪。因为Project和Resource都是为了支撑我们精进Area,如果Area不是我们真正关心的事情,我们就没有动力持续投入资源进行提升。因此不要因为别人都去做了就去做,不要觉得“成功人士”都是这么做的所以我也要这么做。

其次Area应该保持均衡、聚焦、有主次。均衡是指我们需要意识到,成功的人生绝不仅仅是某方面优秀就可以。有一些事业心特别重的人,会太忽视身体健康、家庭生活等等方面,导致人生越往后越难走,这个需要想清楚。同时我们应该聚焦一些Area,不能每个方面都想做得特别好。分清主次,有些Area做到80分90分,有些Area就做到60分吧。

Project

Project很好理解,就是一些需要我们采取行动的“项目”。在Tiago Forte的P.A.R.A的博客文章中,有一句话我做了特殊标记,“the ultimate system for organizing your life is one that is actionable”,这句话的关键是最后的“actionable”,也就是这个理论是强调行动的。

网络上有句比较烂俗的话,“知道很多道理,依然过不好这一生”。我的理解可能是因为很多人知道道理,但是没有很好的落地执行,没有制定Project。

如果我们把自己当做一个“产品”的话,你可以把上面提到的Area看做这个产品需要打磨的核心特性,而Project就是要打磨这些特性的项目。项目执行不力,特性也不可能越来越好。

举个例子,每到年底回顾的时候,我们很多人都会百感交集、痛定思痛,决定来年要提升理财能力、减肥锻炼身体、提升专业技能等等。然后这些感悟都只停留在“想法”的阶段,它们最多算是我们想要提升的Area,但很少有人针对性的制定出Project,让这些想法落地。

Project应该具备哪些特性,如何设定Project,我觉得对于科技行业的人来说并不是难事。设定一个SMART目标,然后做好任务的大致拆解,剩下得主要就靠自律了。

Resource

Resource是加深对Area认知、支撑Project执行的资源,这些资源可以是互联网上优秀的文章视频,也可以是我们自己思考总结的笔记。

比如我们设定了一个「专业技能」的Area,为了精进这个Area,我们可能会根据当前的工作内容,设定了一个「Java语言」的Resource模块,然后我们会把网络上能够帮助我们提升Java语言的博客教程,都归纳到这个Resource下面。一般我们可能在工作中就有可以提升专业技能的Project,但如果是学生的话,就可以自己设定一个练手的Project,通过开发一个Java语言的小软件,提升自己的专业技能。

这里可以对比一下Area和Resource的差异,「Java语言」不太适合作为Area,因为它并不是从人生长度上需要持续精进的领域。可能慢慢这个语言没落了,可能我们换工作不再需要关注它了。但是如果我们一直从事软件研发的工作,「专业技能」就是需要持续提升的领域。

我是网络资源收藏爱好者,看到好的文章视频,都忍不住归纳到自己的Resource列表中。后来发现只收藏的话效果还是差一些,还是要定期回顾、思考、总结,然后输出一些自己的文字作为Resource。这种消化吸收后的知识,可以更好的支撑自己的Area和Project。

有一点需要注意,和Area类似,Resource也要保持聚焦,最好以可以支撑Project。因为前面提到,P.A.R.A还是以「行动」为导向的,如果我们不加取舍地收集了一堆资料,归纳到泛泛的Resource下面,不仅可能没有支撑作用,还可能会给我们造成信息干扰。

Archive

Archive就是要把不再感兴趣的Resource、完成的Project等进行归档,仅留作后续检索使用。之所以归档,也是为了保持聚焦,在P.A.R.A中只保留当前最需要关注的信息,避免信息过载。

Area也可以归档,但是Area一般变动不是很频繁。如果频繁归档的话,可能设定Area有问题。

通过定期盘点梳理Project和Resouce,把信息进行归档,和收拾房间、打扫卫生类似。整洁条理的环境,可以帮助我们保持愉悦的心情,专注在最重要的事情上面。

内在关系


Picture by Thomas Frank

上图是另外一位分享P.A.R.A的Youtube博主绘制的示意图,他添加了几个元素,包括和Project相关的Goal/Milestones/Tasks,以及和Resource相关的Notes。核心的内在关系和我们上面提到的基本是一致的,主要是Project和Resource对于Area的支撑关系,一个是提升Area的行动,一个是提升Area的资源(或者说一个是实践支撑,一个是理论支撑)。

Inbox

除了P.A.R.A四个方面,我在综合了其他文章的建议后,又加入了Inbox这个概念。

Inbox就如同邮箱中的收件箱,它是信息和任务进入整个系统的第一站。Inbox主要是为了快速记录,因为有时候我们真的没有时间细想它们应该归纳到哪里,如果不先记录下来,可能很快就忘记了。

我看到想要收藏的文章时,首先通过裁剪工具把文章加入到收件箱中,然后用零碎时间慢慢读完,并把文中的亮点提取到笔记中。我一般不会像印象笔记一样裁剪全文,因为这种方式信息太多,反而是一种干扰。记录亮点文字就足够了,如果再能加上自己的思考总结那就更好了。然后把文章归纳到某个Resouce下,这篇文章就算处理完了。

任务也是类似的方法,对于随手记录的Task,先录入Inbox,然后有时间的时候就梳理评估一下,这个Task到底要不要做、什么时候做、是某个Project的Task还是临时Task。如果是在拆解Project,那就直接把Task记录在对应的Project下即可。

需要给自己培养一个习惯,每天某个时间点,处理一下Inbox中的信息和任务。如果Inbox中的信息长时间不处理,就和邮箱中的邮件积压一样,可能会导致错过重要信息和任务,也会让你焦虑。

我一般早上过一下Inbox中的Task,简单处理后的Task会在系统的某个Dashboard中集中显示,包括今天要执行的Task、Task所属的Project、优先级等等。然后午饭后或晚饭后等精力较弱的时候,过一下Inbox中的文章等。

最后

实践下来我的一些反思:
1. 聚焦:上面反复提到的,Area/Project/Resource都要做减法、做取舍。我总是不自觉的列的东西越来越多,导致精力兼顾不过来,重要的Area进展缓慢。
2. 回顾:信息要记录,也一定要定期回顾。回顾的过程一是要梳理信息,把不重要的信息及时归档;二是要持续思考总结,否则记录的信息就真的是“进入我的收藏夹吃灰”了。我一般周末找个时间回顾一下本周还没处理完的文章等,也会做一些思考总结。每个季度末尾也会督促自己做季度复盘。

基于这个理论,其实在很多软件中都可以进行实践。比如有的人就直接使用Google Drive的文件夹方式实践这个方法。在下一篇文章我分享一下自己的实践方法。

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